1 Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door Judoclub Nijdrop Opwijk vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
• Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
• Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
Federatieadministratie (gerechtvaardigd belang)
Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,… (contractuele grond)
• Het organiseren van (recreatieve) competities en tornooien
Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
Organisatie van een sportevenement (contractuele grond)
• Het organiseren van andere activiteiten zoals sportieve en extrasportieve evenementen (contractuele grond)
• Promotie, PR en communicatie waaronder
Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang)
2 Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:
• Identificatiegegevens: naam, voornaam
• Privé-contactgegevens: telefoonnummer, e-mail, adres
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
• Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer,…)
• Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden,…)
• Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames,…)
We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.
3 Verstrekking van gegevens aan derden
Naast de hieronder opgenomen samenwerking met derden, zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte
3.1 Verwerkers
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
• het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (databank Judo Vlaanderen)
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting);
• het verzorgen van de (financiële) administratie
• het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).
We maken met deze partijen de nodige afspraken om de beveiliging confidentialiteit van je persoonsgegevens te waarborgen.
3.2 Ontvangers
Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
• Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie,…)
• Subsidiërende overheden
• Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
4 Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming)
5 Bewaartermijn
Judoclub Nijdrop Opwijk vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.
Judoclub Nijdrop Opwijk vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 20 jaar.
6 Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
• Alle personen die namens Judoclub Nijdrop Opwijk vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en stellen bij indien nodig
7 Je rechten omtrent je gegevens
• Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben.
• Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Je hebt het recht op het gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
• Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.
• Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)
• Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.
Via volgend adres kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag.
Judoclub Nijdrop Opwijk vzw
Neerveldstraat 248 1745 Opwijk
info@judoopwijk.be
Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren).
8 Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be
9 Wijziging privacyverklaring
Judoclub Nijdrop Opwijk vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging gebeurde op 26 oktober 2023.